議事録というものは、一見めんどくさそうに感じます。
しかし、良い会議の議事録とは充実感があるものですね。

先日上司とミーティングを行いました。

目的は２人の情報の共有。

急な予定でしたが、目的をしっかりと持って打合せを行いました。

情報の共有を行う目的を論議し、今後どの様なアクションで共有を行うのか。
その点に集中して、提案を繰り返し検討を行いました。
最後に次の打合せの日程を決めて終了

と、ここまでが私の今までの打合せ。

今回は議事録を作成してみました。
例え週一の打合せでも、２人だけで話しをしたとしても、
会議は会議、議事録を作ってみようと思いました。

議事録があることで、振り返りや記録ができますが、
それ以上に、会議が有意義なものだったのかの判定ができます。
有意義な会議とは目的を果たせた会議。

これからも、議事録を作成していこうと思います。
そして、議事録もプレゼンの技術を使って作成しています。

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ある外食チェーン店でプレゼンを行いました。

相手の会社のことを調べて考えました。
それが、私が一番時間をかけたこと。

相手の企業、ブランドをひたすら調べました。
お店の雰囲気、運営方針。
ホームページを舐める様に見て、スタッフへのヒアリング。

商談ですから、説得のプレゼンテーション。
説得するには、相手の利益を追求しないといけません。
相手のことを知らないと、利益なんて語ることはできません。

しっかりと調べて、覚えて、商談をすれば、くだらない質問は不必要。
くだらない質問とは、相手に「こんなことも知らないのか」と思わせる質問。
しかし、相手に上質な質問を投げかけることで、少しずつ信用を積み上げることができます。
上質な質問とは、基本を踏まえた質問。

過去の記事で紹介した飴細工のパテシエの言葉。
「こちらのことを勉強してくれた人だから信用ができると思い、取引した。」

就職活動。本当に就職したい企業なら、まずは勉強することから。
営業活動。相手の勉強をすることで、信用を得ることができます。
相手を調べることは、プレゼンの基本です。

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今日、ある番組のゲストで谷村新司さんが出演されていました。

番組が始まっての第一声。
「彼が遠いよね」

一番遠くにいる男性モデルの席を指摘。
そして一言、「小さいテーブルを用意しようよ」

プレゼンを行う上で、会場のセッティングは非常に重要です。

なるべく、全ての聴き手に平等な距離を作る。
そのためにセッティングを行う。
それは、聴き手への思いやりです。

しかし、座席が移動させられないことも多々あります。
例えば、裁判所。傍聴席や裁判員席は移動することはできません。

そんな時はどうするのか。「話し手が立ち位置を工夫する」と、
当協会の理事長が答えています。

プレゼンは聴き手を思いやることが大切。
話し手が聴き手に合わせて自分の場所と聴き手の場所を決めるのです。

思い起こせば、私の学生生活は、先生に席を常に決められていました。
一番前の特等席。あれはどう考えても、話し手の都合では・・・・

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他店の店長から相談がありました。

会議で販促計画について方向するのだが、どの様に報告をしようか迷っているとのこと。
私の答えは「販促計画の目的を主語として語る」でした。

いざ発表するときになると、主語を見失います。

販促計画が主語となると「プランについて・・・」と発表しがちです。
聴き手が聞きたいことは販促計画の意見ではありません。
販促計画の目的の結果が聴き手の聴きたいことです。

集客目的の販促計画であれば、「集客効果」を主語として話す。
「販促計画」を主語にすると、体裁は良くても質問の嵐に巻き込まれることもあります。

プレゼンの勉強を行うようになって主語の大切さが身にしみています。

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今日もたくさんの方と名刺を交換させていただきました。

名刺交換の会話とは困るものですね。
相手の印象に残らないと名刺と名前が一致しないというのも良くあることです。

名刺交換の目的は相手に覚えてもらうのが目的です。
自分自身の自己紹介もプレゼンです。
しかし、相手の役に立つ自己紹介ができれば印象に残りますね。

普通の名刺交換から一歩踏み込んだプレゼンです。

相手の名刺からお仕事やその内容を伺い、
自分の仕事との関係を考え、
相手に与えられるメリットを（控えめに）案内する。

自分にとってのメリットは、相手の名前を忘れても、覚えているものです。

分かっていてもなかなか出来ないのが口惜しいです。
名刺に写真を貼ろうと思いますが、それではうちの協会員の名が泣きますね。

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普天間基地問題にて、関西への受け入れの可能性を示唆するコメント。

もちろん、受け入れたいという言葉ではありません。
この言葉の真意とは、条約の責任は日本全国にあるということ。

アメリカ海兵隊の基地の条約は、アメリカと日本で結ばれた条約です。
軍隊の設置はどこの都道府県でも好ましく思われません。
そういった論理では、沖縄に多大な負担をかけていると捕らえられます。

条約を守ることは国際社会では絶対です。
普天間基地を移設するのであれば、沖縄と国とだけ考えるのではなく、
全国の知事で協力して、少しでも日本国民の負担が少なくなる方法を考える。

都道府県という枠ではなく、日本として何が出来るのかを考える。
普天間基地問題は、沖縄の問題ではなく、日本の問題。
それをしっかりと意識させる為の発言なのだと思われます。

もちろん「ふざけるな！！」という声もごもっともです。
しかし、そう思う前に少し真意を掴むことが大切です。

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伊丹空港の存続問題について橋下知事の発言です。

この言葉の真意は「住民の意見を選挙で反映させる」だと思います。

どの様な意見なのでしょう。
それは住民が空港と共に生活をしていけるのかどうかです。

伊丹空港は現在岐路に立たされています。
存続か廃止か。２０年後に向けての議論です。
リニア新幹線、新しい鉄道路線の登場という外的脅威により
２０年後は利用客が激減するという試算があります。
しかし、路線の見直しで需要は伸びる試算もあります。
空港による税収の確保、雇用の確保。
利用者の周辺地域への経済効果を無視することはできません。

しかし、ここにはあることが忘れられています。
市民の需要とは何か。それは、住民の生活環境。
黒字となっている伊丹空港は、自治体の財政を特別圧迫することはありません。
この点は関西空港とは様々な事情が違います。
一番大きな問題は「騒音問題」です。
先ほどの需要を伸ばす試算とは、発着時間や乗り入れ規制の緩和を行ってのことです。
伊丹空港を現状維持して、利用客を維持する為に規制緩和を行うと、
騒音問題はさらに高まる可能性があります。

それを考えるのは誰か。政治家です。市長です。
そして、彼らを選ぶのは誰なのか。市民です。
任期中に自治体の首長を変えることは容易いことではありません。
市政に住民の意見を反映させる一番のタイミングとは選挙。
だから、住民に責任をもって選挙に向わせないといけないのです。

「市民の責任」と挑発的な発言ですが、
よくよく考えると「自分の生活を委ねられる人に投票して欲しい」と解釈できます。
もちろん、市長との確執によるプレッシャーとも取れます。
知事の支持率から考えれば、選挙に影響を与えることは間違いありません。
知事の考えの先を行き、上を行く政策を提示することが前提となるでしょう。

問題提起はされました。
どの様な考えを提示するのか。それが市長選挙の見所になりそうです。

本当に効果のあるサウンドバイトかどうか、豊中市長選挙の投票率が教えてくれることでしょう。

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今日、同僚との会話で、気がついたことです。
報告下手ほど、ノイズが多く、情報が混乱します。
「何を言いたいのかわからない」という状況です。

ノイズを減らせば、報告は簡潔に行えます。
ノイズを減らすには、まず、ノイズを意識すること。

意識して、そういう人をよく観察してみると、ノイズには３パターンあることがわかりました。

間を埋めるノイズ
「あのですね～」「その～」といった次のタイミングをとるもの。
理由を埋めるノイズ
「その案は、努力し、先輩にも相談したのですが・・」といった、理由への不必要な補足事項。
沈黙を埋めるノイズ。
「この理由は以上です。・・・・また、次のことも考えられます」といった、話しが終わったのに、
沈黙が怖くて、無理な展開を行うノイズ。

これらのノイズが本題を不明瞭にします。
日常会話でも、気をつけないといけませんね。
特に３つ目は、沈黙を恐れる関西人には強敵です。

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今回の事業仕分けでも、他と役割の重複が指摘されている機関があります。

そういった機関で必要なプレゼンは、重複（競合）機関との差異性を伝えること。

それは、事業の内容ではなく、成果でもなく、役割です。
他機関との役割の違いを明確にするプレゼンが必要でしょう。

その役割の違いが大きければ大きいほど、国で行う必要性は高まります。
役割の違いが少なければ、コストパフォーマンスを重要視されます。
その違いすら提示できなければ、廃止が待っています。

廃止が避けたいのなら、
その機関が生まれた経緯、そのときの目標を振り返ってもらいたい。
事業仕分けのプレゼンはそこを起点としないと、論理はバラバラになってしまいます。

自分達はいったいどんな役割を担っていたのか。

振り返ることが出来ない、もしくは、振り返っても何もないのなら。
残念な結末を覚悟するしかありません。

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上司が方針等を発表する際、何に注意すると良いのか。
今日はそれを考えさせられる良い体験をしました。

上司は部下の言葉を語ることが大切だと思います。

成績不振を理解させる為に、上司の言葉で激を飛ばしても、
部下はうんざりするだけ。
やる気がある部下は言わなくても理解しています。
やる気が無い部下は余計にうんざり。
でも、上司は言ったという満足感。

もし、上司が部下の言葉を使って、
上司や上位戦略の問題点と文句を語るとどうでしょう。
部下は文句を言えません。そして、理解は進みます。
理解を進めるしか無くなるといったほうが良いかもしれません。
自分と同じ感情であることは仲間意識も生まれます。
上司は共感してもらえたという満足感。

しかし、注意すべきこともあります。
問題点と文句は論理的に話すことが必要。
感情的になっては、余計に部下との距離が空くこともあります。
あくまでも、共感を得る為の発言にとどめることが重要でしょう。

部下の胸中にモヤモヤといた物があるために、理解が進まないということは良くあります。
それなら、そのモヤモヤを解消する為の準備も必要です。
もちろん、本題は論理的に行わないと、上司は「勢いだけ」と言われることがあります。
注意しないといけませんね。

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お客様へのサービスの内容について打ち合わせ。
議論があっちこっちにそれます。

気がつくと自分のことばかり議論していました。
プレゼンの基本を振り返り、こんな言葉を投げてみました。

「その案のお客様のメリットって何？」

いざ行うとなると、主観的な意見ばかりが浮かびます。
考えれば考えるほど、想像し易い自分の意見を考えます。
考える時間と比例して自分達のことばかりを考えていました。

説得の基本は相手のメリットを考えることです。
その為には、自分の意見は後に回し、相手の意見の想像を考えます。
その上で、実現可能かという事実を洗い出しました。

最後に、相手の意見と自分の事実のバランスをとり、
実現の可能性を見定めた上で、
「よし、やってみよう。」と感情の確認を行う。

自分の意見を抑えないと、議論はまとまりません。
しかし、意見と事実を整理することで、短時間で解決できる。

それもプレゼンの技術ではないでしょうか？

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第二回目の事業仕分けがはじまりました。

録画を見る前に、教科書（パーフェクトプレゼンテーション）を捲りました。プレゼンの視点で見るために、プレゼン戦略を確認しまいた。

誰に、何の為に、どの様な状況でプレゼンをするかです。

１．聴き手はあらかじめ書類に目を通している２８人の評価者
　　経営という視点での専門性は高く、否定的な立場だと予想される。
２．聴き手の目的は事業の必要性を説得すること。
　　つまり、事業が国に与えるメリットを明確にすること。
　　予算や費用、人材についての必然性を明確にすること。
３．事前に資料を配布しそれに対しての説明を行った上質疑
　　基本的に対峙する形で着席。ビジュアルはほぼ使えない。
　　会議は生放送されており、後ろには取材陣がいる。

確認ができました。
これで、公平な目で見ることができそうです。
まずは、住宅金融支援機構からです。

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今日は職場の母体側より苦情をいただきました。

苦情に合わせた行動を行おうとスタッフが慌てています。
連絡を受けた私は、どうも理解ができない。なぜか。

事実が不明瞭で、それに対して、過剰に反応をしていたのです。

慌てていたスタッフは、母体の担当者の言っていることをそのまま
私に伝え、一大事と言います。別のスタッフの話を聞くと、どうも食い違うのです。

よくよく聞くと、その食い違いが母体担当やスタッフの意見だったのです。
豆粒のような事実がスイカのような意見に膨れ上がり。
中身が全く見えなくなっていたのです。

私はスタッフに事実だけを聞き、書き出しました。
すると、答えがはっきりと出てきました。
これにより、明日、対策と報告書を書くことになり、スタッフも落ち着きを取り戻しました。

緊急時ほど、事実だけを見る必要があるのでしょうね。
プレゼンを習得することで意見に振り回されない思考能力が鍛えられます。

某番組にて麻生元総理が出演されています。

冒頭で鳩山内閣の支持率低迷の原因についてコメント。

権力の私物化
鳩山総理と小沢幹事長のお金の問題。
海外活動の低評価
普天間基地、国際サミットでの活躍。
景気対策のミス
マニフェストとの整合性の問題。

決断をしても指示に移さないので、内閣も混乱しているのだと思う。

政治家がＴＶでコメントを挙げる場合、
自身の意見を延々と語ることが多いのですが、
事実を元に意見をまとめているのでわかり易いですね。

きれいに帰納法で３つにまとまっています。

意見を求められたときのグッドサンプルだと思います。

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接客業していると、お客様に注意をする場面が多数あり、時には激高されることもあります。これも、立派なプレゼンです。
できることなら、注意に対しての反論を防ぎたいものです。
相手に反論の余地を与えないコツとは何でしょう。

私の経験では次の３つを押さえると比較的にお客様は反論しません。
その３つとは、話しは短く、事実を伝え、そして、相手を気遣うことです。

まず、１つめとして話しは短くしましょう。
よく婉曲法で、失礼の無い様にといいますが、遠まわしの表現でも、あまり長すぎると、聞くのが苦痛になります。
話しを短くするコツとは、不必要な敬語や言い回しを使わないことです。
代表的な無駄に長い敬語として次があります。
「○○の方をしていただいてもよろしいでしょうか？」
敬語の間違いはさておき、とにかく長い。これを短くするとこうなります。
「○○をしていただけませんか？」
簡単な注意であれば、この様に短い文章でわかり易くすることで、話しを聞く耳を持ち、反論を考える余地を与えません。

遠まわしの余地が無いと判断できる場合は、次の方法があります。

２つめは事実を伝えることに徹することです。
迷惑行為の注意を行う時、「周りのお客様のご迷惑・・・・」という文言があります。
返ってくる言葉は「誰もいない」「誰が言っている」等と言い返されます。これは、お客様の反応を想像した意見に対する反論です。
では、事実を伝えるとどうなるでしょうか。
「その行為は店として迷惑です。おやめください。」
店の立場となって事実を述べています。事実に対して反論は基本的に出来ません。

話しを短くし、事実に徹しても、まだ反論しそうだと思うのなら、３つ目の方法があります。

３つ目とは相手を気遣うことです。
反論が出来なくなってきたら、「言い方」や「態度」に反論を始めます。
それを防ぐには、簡単な一言を注意の前に付け加えてください。
乱暴行為なら「どうしたの？イライラして。」
再度の注意なら「この店に入りたいだよね？なら言う事聞いて。」
相手を思いやる言葉に対しては反論はしづらいものです。
しかし、くれぐれも注意すべき行為を肯定してはいけません。
「しかたないよね」等で肯定してしまうと、何故注意したのかが、わからなくなります。

反論をさせる余地を与えないコツを３つご案内しました。
話しを短くし、事実を伝え、相手を気遣う。
これでも、反論する人はどうするのか。
そういう人をクレーマーと呼び、別の対応が必要となります。

プレゼンの質疑でとにかく否定意見（クレーム）を投げる人がいます。
論理が通用しないとおもうのなら、聞き流す。
これも、立派な対応ではないでしょうか。

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